Fiscale bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt.

De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die geldt voor alle ondernemers in Nederland. Dit betekent dat ondernemers verplicht zijn om bijvoorbeeld de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Zodanig, dat inspecteurs van de Belastingdienst de administratie binnen een redelijke termijn eenvoudig moeten kunnen controleren.

1. Fiscale bewaarplicht: wat betekent het?

De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting die ondernemers hebben om de Belastingdienst de mogelijkheid te bieden om de administratie tot zeven jaar terug te kunnen controleren.

Ondanks dat de kans misschien niet groot is dat een inspecteur bij jou aanklopt, is het toch verstandig om de administratie goed op orde te hebben. Een goed ingerichte administratie helpt immers niet alleen te voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Het geeft ondernemers ook een betrouwbare bron van cijfers waarop ze kunt vertrouwen in de beslissingen die hij of zij neemt.

2. Wat moet je bewaren hoe lang?

Om controles van de Belastingdienst mogelijk te maken, dienen ondernemers de basisgegevens van de administratie zeven jaar te bewaren. Basisgegevens zijn:

  • het grootboek
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie
  • de in- en verkoopadministratie en
  • de loonadministratie

Naast deze basisgegevens moeten ze ook gegevens met betrekking tot bijvoorbeeld onroerende zaken te bewaren. Deze moeten tien jaar bewaard blijven.

3. Hoe moet je facturen bewaren?

Een belangrijk onderdeel van de fiscale bewaarplicht is de manier waarop gegevens bewaard en ontvangen worden. Volgens de wettelijke bepalingen moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaard worden zoals ze ontvangen zijn. In de originele staat.

En daar zit 'm vaak het probleem waar veel ondernemers niet op bedacht zijn. Deze regel schrijft namelijk voor dat je een factuur die je via de mail ontvangt, niet mag uitprinten en fysiek in een ordner mag stoppen. Je hebt de factuur immers oorspronkelijk als digitaal bestand ontvangen. Die facturen mag je dus volgens de regels van je fiscale bewaarplicht uitsluitend digitaal opslaan. De tijd dat je alles veilig in een ordner kunt opbergen, is daarmee voorgoed voorbij.

Een digitale factuur dien je dus digitaal te bewaren. Alleen de factuur zelf opslaan is nog niet voldoende. De Belastingdienst wil dat je klant aantoont dat na ontvangst, de factuur niet eigenhandig is aangepast. Dit doe je door niet alleen de factuur zelf, maar bijvoorbeeld ook de mail op te slaan waarin de factuur als bijlage zat. Zo kan de inspecteur zien dat de factuur die je klant als pdf- of Word-bestand heeft opgeslagen dezelfde is als die oorspronkelijk via de mail is ontvangen. Een belangrijke voorwaarde als het gaat om digitaal bewaren van de administratie.

4. Digitale facturen niet zomaar digitaal bewaren

Een andere belangrijke voorwaarde is om deze gegevens vervolgens zeven jaar lang te bewaren. Om dit correct te doen, dient je klant, volgens een geldende procedures, back-ups te maken bijvoorbeeld middels een digitaliseringstool. Zodanig dat de complete administratie gedurende die jaren toegankelijk en controleerbaar blijft.

5. Hoe bewaar je fysieke facturen op papier?

Een factuur die je klant via de post op papier ontvangt, mag hij of zij van de Belastingdienst wel digitaliseren en digitaal bewaren. Het bronbestand (de factuur op papier) vervang je daarmee door een digitaal bestand. Dit wordt 'conversie' genoemd.

Als adviseur weten wij waar je bij digitaliseren op moet letten. Voor ondernemers is dit minder vanzelfsprekend. Zij digitaliseren vaak door facturen in te scannen, er een foto van te maken of door, veelal door hun boekhouder, een digitaliseringstool aan hun boekhoudprogramma te laten koppelen ook wel 'scan & herken' genoemd. Alleen via deze laatste manier van digitaliseren, is het mogelijk om facturen niet alleen eenvoudiger te digitaliseren, maar ook volgens de juiste procedure.

6. Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht

Dat je fysieke facturen wel digitaal mag maken, maar digitale facturen niet fysiek, betekent dat ook de Belastingdienst steeds meer digitaliseert. De blauwe enveloppen behouden we voorlopig nog, maar er komt een moment dat die verdwijnen. Steeds meer ondernemers ontvangen en versturen digitale facturen en de Nederlandse Rijksoverheid eist zelfs van leveranciers dat ze e-facturen sturen.

Zo wordt langzaam maar zeker alles digitaal. Net als het deel van de administratie dat je als accountant bijhoudt voor je klanten. Ook dat deel valt onder de fiscale bewaarplicht van je klant en is vermoedelijk volledig digitaal of digitaal gemaakt. Voor ondernemers die nog steeds met ordners werken of hun administratie half digitaal en half op papier doen, wordt het zo steeds lastiger om aan hun fiscale bewaarplicht te voldoen. Een administratie die verdeeld over verschillende systemen en locaties, zowel digitaal als op papier wordt vastgelegd, is al snel niet toegankelijk genoeg voor de Belastingdienst.

Het is heel aannemelijker dat je niet weet of je aan de bewaarplicht voldoet. Als je alle digitaal ontvangen gegevens uitprint en in een map stopt, lijk je het immers allemaal netjes op orde te hebben. In werkelijkheid verschuift de fiscale bewaarplicht steeds meer naar een digitale bewaarplicht. Het duurt niet lang meer of de oude vertrouwde ordner in de kast maakt definitief plaats voor de digitale ordner in de Cloud.

7. Overstappen op digitale administratie

Gezien deze ontwikkelingen, is het voor ondernemers die het goed voor elkaar willen hebben verstandig de stap te maken naar een [volledig] digitale administratie. Veel administratiekantoren of accountantskantoren werken immers al met online boekhoudprogramma's die dit mogelijk maken. Alleen beseffen veel ondernemers niet voldoende dat zijzelf verantwoordelijk blijven voor hun bewaarplicht en voor de maatregelen die hiervoor nodig zijn.

Concluderend komt er bij de bewaarplicht behoorlijk wat kijken. Als vooruitstrevend administratiekantoor denken wij met onze klanten mee. Bij ons hoef je je geen zorgen te maken of je wel aan de bewaarplicht voldoet, want met de online applicatie Basecone in combinatie met Twinfield wordt hier automatisch aan voldaan.

Nog vragen? Bel ons: 076-5816681

Bron: Twinfield Blogs